Im Laufe der Planung eurer Berghochzeit seid ihr bestimmt schon über einen der folgenden Begriffe gestolpert:

• Wedding Day Manager
• Wedding Day Coordinator
• Zeremonienmeister
• Tagesbegleitung

Doch was ist das überhaupt? Ganz einfach: All diese Begriffe beschreiben ein und dieselbe Tätigkeit, werden aber unterschiedlich genannt.

Was genau ein Wedding Day Coordinator ist, welche Aufgaben er hat und ob ihr ihn für eure Berghochzeit in Österreich oder dem Allgäu braucht, erfahrt ihr hier in diesem Blogbeitrag.

Übrigens: Ich biete kostenfreie und unverbindliche Beratungsgespräche an, in denen wir über eure Hochzeitsplanung und eure Vorstellungen für den Hochzeitstag selbst sprechen können und ich euch Tipps und Expertenwissen mitgeben kann. Meldet euch gerne bei mir.

Was ist ein Wedding Day Manager?

Ein Wedding Day Coordinator ist eine Person, die euch bei eurer Berghochzeit am Hochzeitstag begleitet und sich im Hintergrund um die gesamte Koordination eurer Hochzeit kümmert. Das sind meist Hochzeitsplaner, allerdings gibt es auch Personen, die sich ausschließlich auf die Tagesbegleitung von Berghochzeiten spezialisiert haben.

Die Hochzeit plant ihr als Brautpaar, ein Zeremonienmeister übernimmt dann ein paar Wochen vor der Hochzeit die letzten Vorbereitungen.

Die Aufgaben eines Wedding Day Coordinators

Welche Aufgaben übernimmt denn jetzt aber ein Wedding Day Manager?
Einfach ausgedrückt: Er kümmert sich um alle Aufgaben, die am Tag der Hochzeit anfallen, damit ihr, eure Trauzeugen und eure Gästen diesen besonderen Tag in den Bergen vollkommen entspannt und stressfrei genießen könnt.

Das ist übrigens ganz unabhängig davon, wie gut oder schlecht die Hochzeitsplanung davor abgelaufen ist, denn auch bei der besten Planung werden zwangsläufig Aufgaben oder Probleme auftreten, um die sich am Tag eurer Berghochzeit jemand kümmern muss.

Ein Zeremonienmeister nimmt euch diese Aufgaben ab, damit ihr euren Tag vollkommen unbeschwert feiern und genießen könnt.

Erstellung des Tagesplans

Die Basis für einen gelungenen Hochzeitstag in den Bergen Österreichs oder des Allgäus bildet ein guter und realistischer Ablaufplan. Denn gerade bei der zeitlichen Planung gibt es unzählige Stolperfallen und Fehlerquellen, die eure Berghochzeit zu einer absoluten Katastrophe werden lassen können. Das fängt bei einem zu langen Sektempfang an und endet bei schlechte geplantem zeitlichen Puffer für Fahrten zwischen den unterschiedlichen Locations. Um euch nur ein paar Beispiele zu nennen.

Ein Wedding Day Manager kennt diese Stolperfallen und weiß genau, wie der Tagesplan für eine Hochzeit in den Bergen Österreichs aussehen muss, damit der Tag für euch und eure Gäste wunderschön und absolut unvergesslich wird.

Kommunikation & Koordination der Dienstleister

Perfekt vorbereitet mit dem Tagesplan, ist die Hauptaufgabe eines Wedding Day Coordinators, am Hochzeitstag, die Kommunikation und Koordination aller Dienstleister, Gäste und natürlich euch als Brautpaar und Hauptpersonen des Tages. Das hört sich im ersten Moment nicht sonderlich spektakulär oder anspruchsvoll an, aber glaubt mir, es ist an eurem Hochzeitstag die wichtigste und umfangreichste Aufgabe.

Denn egal, wie gut ihr die Dienstleister vorab gebrieft und den Ablaufplan mit ihnen besprochen habt, es werden an diesem Tag Fragen aufkommen, die beantwortet werden müssen. Ohne einen Wedding Day Manager werden sich die Dienstleister an euch wenden – Zeit, die ihr mit euren Gästen verbringen wollt.

Ihr fragt euch, wie dich bei perfekter Abstimmung vorab, am Hochzeitstag noch Fragen ergeben können?
Das kann unterschiedliche Gründe haben, wie zum Beispiel:

• die Gegebenheiten vor Ort sind anders als besprochen (z. B. Dort, wo geplant war, dass der DJ aufbauen soll, ist keine ausreichende Stromversorgung vorhanden)
• es haben sich spontane Änderungen ergeben (z.B. kurzfristige Absagen von Gästen, die eine Anpassung der Sitzordnung erfordern. Dies muss auch gegenüber der Location und dem Dekorateur kommuniziert werden, damit sie die Tische entsprechend für 2 Personen weniger eindecken und auch ein Gesteck weniger auf den Tisch gestellt wird)
• der Dienstleister möchte auf Nummer sicher gehen, dass sich keine kurzfristigen Änderungen ergeben haben und noch alles so gemacht wird, wie ihr es besprochen habt
• Ihr habt vergessen, euren Dienstleistern alle Informationen mitzugeben, die für ihn an diesem Tag relevant sind (und an die er vielleicht selbst nicht gedacht hat). Das ist auch überhaupt nicht schlimm, schließlich könnt ihr nicht zu 100% wissen, worauf ihr achten müsst und welche Infos für welchen Dienstleister relevant sind. Ihr plant schließlich nicht jeden Tag eine Berghochzeit

Ansprechpartner für euch und eure Gäste

Für mich persönlich die wichtigste Aufgabe als Wedding Day Manager auf einer Berghochzeit: Die Betreuung eurer Hochzeitsgesellschaft, allen voran natürlich ihr als Brautpaar. Ihr alle sollt diesen Tag vollkommen stressfrei genießen können.

Als Ansprechpartner steht ein Zeremonienmeister euren Gästen und Trauzeugen bereits vor der Hochzeit zur Verfügung, falls diese Spiele, Reden oder andere Gastbeiträge auf eurer Berghochzeit einbringen möchten. Denn auch diese sollten unbedingt im Ablaufplan berücksichtigt und zeitlich sinnvoll eingeplant werden.

Und auch am Tag selbst wird es Fragen oder Probleme seitens eurer Liebsten geben. Ob es Fragen zum zeitlichen Ablauf sind, ein Pflaster gebraucht wird oder der Film der Fotobox gewechselt werden muss. Mit all diesen Themen dürfen sich eure Gäste an den Wedding Day Coordinator wenden.

Zeremonienmeister: Der Problemlöser an eurem Hochzeitstag in den Bergen

Neben den oben angesprochenen Fragen und Problemen eurer Gäste, können natürlich auch auf Dienstleisterseite Dinge schiefgehen oder passieren, die so nicht vorgesehen waren.

Aber wisst ihr, was der wesentlich Unterschied bei einer Berghochzeit mit einem Wedding Day Manager ist? Ihr als Brautpaar werdet von Problemen oder Pannen rein gar nichts mitbekommen, denn niemand wird sich mit diesen Themen an euch, eure Trauzeugen oder sonst jemanden wenden. Mit einem Zeremonienmeister als Vollprofi an eurer Seite, werden schnelle und unkomplizierte Lösungen gefunden, denn er hat das alles schon unzählige Male auf Hochzeiten in den Alpen erlebt.

Übrigens: Auch wenn ihr keine Unterstützung während der Hochzeitsplanung möchtet oder euch kurzfristig für eine Tagesbegleitung als euer Sicherheitsnetz am Hochzeitstag entscheidet, meldet euch gerne für ein kostenfreies und unverbindliches Beratungsgespräch bei mir. Tagesbegleitungen kann ich, je nach Verfügbarkeit, auch spontaner bis ein paar Wochen vor der Hochzeit annehmen.

Brauchen wir einen Wedding Day Coordinator auf unserer Berghochzeit?

Hierzu gibt es von mir ein ganz klares JA! Und das sage ich nicht, weil ich Hochzeitsplanerin bin, sondern weil ich aus eigener Erfahrung sprechen kann, dass es absolut goldwert ist, jemanden zu haben, der sich am Hochzeitstag um alle organisatorischen Aspekte kümmert. Mit einem Wedding Day Manager an eurer Seite könnt ihr euch auf eurer Berghochzeit entspannt zurücklehnen und den Tag in vollen Zügen genießen.

In meinen kostenfreien Beratungsgesprächen begegnen mir immer wieder die folgenden 3 Fragen, die Brautpaare bei der Entscheidung für oder gegen einen Zeremonienmeister beschäftigen:

Können nicht unsere Trauzeugen die Rolle des Wedding Day Managers übernehmen?

Ich weiß, dass bei vielen Hochzeiten die Trauzeugen die Koordination und Organisation des Hochzeitstages übernehmen. Oft kommt dann im Nachhinein bei genau diesen Brautpaaren die traurige Erkenntnis: Die Trauzeugen haben so viele wichtige und emotionale Momente auf eurer Berghochzeit verpasst, weil sie sich im Hintergrund um alles kümmern.

Eure Trauzeugen haben in eurem Leben einen ganz besonderen Stellenwert, sonst wären sie ja auch kaum eure Trauzeugen geworden. Ihre einzige Aufgabe sollte sein, den Tag mit euch gemeinsam zu genießen, euch eine emotionale Stütze zu sein und eure Hochzeit zu feiern. Und nicht einen mehrseitigen Ablaufplan im Blick zu haben, als Ansprechpartner und Koordinator für eure Dienstleister und anderen Gäste zu fungieren und spontane Probleme zu lösen.

Gerade bei einer Berghochzeit, bei der nicht immer alles an einem Ort stattfindet und viele Abläufe parallel ablaufen, ist es umso wichtiger, einen externen Zeremonienmeister an Bord zu haben. Denn eure Trauzeugen können, selbst wenn sie wollten, nicht zur gleichen Zeit an zwei verschiedenen Orten sein.
Das beginnt schon morgens beim Getting Ready: Eure Trauzeugen sind während eures Stylings dabei, trinken mit euch Prosecco und fiebern mit mit euch auf das bevorstehende JA-Wort hin.
ABER: Parallel zum Getting Ready kommt die Sängerin in der Kirche an, die wissen möchte, wo genau sie ihr Setting aufbauen kann oder ob sich noch etwas am Ablauf geändert hat. Außerdem müssen noch die Kirchenhefte in die Bänke verteilt werden und die Dekoration an den Kirchenbänken befestigt werden. Das können eure Trauzeugen aber unmöglich leisten, während sie sich mit euch im Hotelzimmer, 20 Minuten von der Kirche entfernt, auf die Trauung vorbereiten.

Und im weiteren Tagesverlauf geht es genau so weiter: Die ersten Dienstleister kommen in der Location an und müssen wissen, wo sie aufbauen können und wo die Steckdosen sind.
Auch seitens der Serviceleitung gibt es letzte Fragen:

• Bleibt es bei der Gästezahl oder gab es spontane Änderungen?
• Sind die Zeiten, die im Tagesplan angegeben sind noch aktuell?
• Geht die Trauung länger oder kürzer als geplant?

Und während die Trauung läuft, kommen die ersten Nachfragen aus der Location: Soll der Empfang draußen oder drinnen aufgebaut werden – das Wetter schwenkt gerade um und es droht zu gewittern und zu regnen? Bleibt es bei Ankunftszeit um 14:30 Uhr an der Location zum Sektempfang?

Das sind nur ein Bruchteil von dem, was am Hochzeitstag passieren kann, welche Fragen spontan aufkommen können und was es daraufhin zu beachten gibt. Und ich bin mir sicher, dass ihr euren Trauzeugen das bei eurer Berghochzeit nicht aufhalsen möchtet.

Unsere Hochzeitslocation in den Bergen hat einen Eventmanager vor Ort, der kümmert sich doch um alles?

Ab und zu kommt es auch vor, dass die Location in den Bergen einen Eventmanager vor Ort hat und daher Brautpaaren von einer Tagesbegleitung abraten. Ganz ehrlich: Diese Aussage ist totaler Bullshit. Ihr fragt euch warum? Um die Frage zu beantworten, möchte ich euch erstmal die wesentlichen Unterschiede zwischen einem Eventmanager oder Bankettleiter der Location und einem Wedding Day Coordinator alias Zeremonienmeister näher bringen.

Einfach ausgedrückt ist ein Eventmanager für sämtliche Themen und rund um die Hochzeitslocation in den Bergen verantwortlich und legt den Fokus seiner Arbeit auch darauf. Alle Aufgaben, die nichts mit der Location selbst zu tun haben, fallen daher auch nicht in seinen Verantwortungsbereich.

Um euch nur ein paar Beispiele zu nennen, welche Aufgaben das sein können:

• Ein Eventmanager kümmert sich nicht um die Betreuung der kirchlichen Trauung, anders der Wedding Day Manager, der auch dort schon sämtliche Abläufe koordiniert
• Der Eventmanager der Location entscheidet nicht, ob der Empfang bei ungewissem Wetter drinnen oder draußen aufgebaut wird – er wird sich dafür an euch oder eure Trauzeugen wenden
• Er wird im Vorhinein keinen Ablaufplan für eure Berghochzeit erstellen, ihn mit allen beteiligten Dienstleistern besprechen und am Tag selbst dafür sorgen, dass dieser eingehalten wird
• Und, und, und …

Ich könnte diese Liste ewig weiterführen, aber ich denke die Unterschiede zu einem Wedding Day Coordinator sind deutlich geworden. Ein Zeremonienmeister auf eurer Hochzeit in den Bergen sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit aller Dienstleister, steht euch und euren Gästen jederzeit zur Verfügung und hat einen detaillierten Gesamtüberblick über die Tagesplanung. Und kann so – im Gegensatz zu einem Eventmanager der Location – auch wirklich den gesamten Tag koordinieren und organisieren und ihr könnt ihn vollkommen entspannt und stressfrei genießen.

Übrigens: Wenn ihr euch unsicher seid, ob ein Wedding Day Manager für euch das richtige ist und weitere Beratung in Bezug auf eine Tagesbegleitung benötigt, vereinbart ein kostenfreies Beratungsgespräch mit mir. Holt euch dort einen Proficheck eurer Planung, um Stolperfallen und Fehler bei eurer Berghochzeit zu vermeiden.