In the course of the Planning your mountain wedding you have probably already come across one of the following terms:
- Wedding Day Manager
- Wedding Day Coordinator
- Master of ceremonies
- Daily accompaniment
But what is that anyway? Quite simply, all these terms describe one and the same activitybut are named differently.
What exactly a Wedding Day Manager oder Zeremonienmeister ist, Which tasks he has and whether you need it for your mountain wedding in Austria or the Allgäuyou can find out here in this blog post.
By the wayMe as Hochzeitsplanerin für Österreich und das Allgäu offer Free and non-binding consultations in which we talk about your Wedding planning and your ideas for the wedding day and I can give you tips and expert knowledge. Feel free to get in touch with me.
Was ist ein Zeremonienmeister?
A Wedding Day Manager is a person who will help you with your mountain wedding accompanied on the wedding day and take care of the entire Coordination of your wedding takes care of. These are mostly Wedding planner, allerdings gibt es auch Personen, die sich ausschließlich auf den Zeremonienmeister bei Berghochzeiten in Österreich spezialisiert haben.
To optimise the Wedding planning you take care of yourselves as the bridal couple. The Master of ceremonies then takes over a few weeks before the wedding final preparations.
Die Aufgaben eines Wedding Day Managers
But what tasks does a Wedding Day Manager/Zeremonienmeister?
Put simply, he takes care of alle Aufgaben, die am Tag der Hochzeit in Österreich anfallen. So that you, your groomsmen and your guests can enjoy this special day in the mountains. Enjoy completely relaxed and stress-free can.
By the way regardless of how good or bad the Wedding planning davor abgelaufen ist. Denn auch bei der besten Hochzeitsplanung werden inevitably tasks or problems that need to be taken care of on the day of your mountain wedding.
A Wedding planner as Zeremonienmeister/Wedding Day Manager nimmt euch diese Aufgaben ab, damit ihr euren Tag vollkommen unbeschwert feiern und genießen könnt.
Zeremonienmeister Aufgabe 1: Erstellung des Tagesplans
The Basis für einen gelungenen Hochzeitstag in den Bergen Österreichs oder des Allgäus bildet ein guter und realistischer Ablaufplan. Gerade bei der Zeitplanung gibt es unzählige Stolperfallen und Fehlerquellen, die eure Berghochzeit zu einer absoluten Katastrophe werden lassen können. Das fängt bei einem zu langen Sektempfang an und endet bei schlechte geplantem zeitlichen Puffer für Fahrten zwischen den unterschiedlichen Locations. Um euch nur ein paar Beispiele zu nennen.
A wedding planner as Wedding Day Manager kennt diese Stolperfallen und weiß, wie der Tagesplan für eine Hochzeit in den Bergen aussehen muss. Damit der Tag für euch und eure Gäste wunderschön und absolut unvergesslich wird.
Wedding Day Manager Aufgabe 2: Kommunikation & Koordination der Dienstleister
Perfekt vorbereitet mit dem Tagesplan, ist die Hauptaufgabe eines Wedding Day Managers, am Hochzeitstag, die Kommunikation und Koordination aller Dienstleister, Gäste und natürlich euch als Brautpaar und Hauptpersonen des Tages. Das hört sich im ersten Moment nicht sonderlich spektakulär oder anspruchsvoll an, aber glaubt mir, es ist an eurem Hochzeitstag in Österreich die wichtigste und umfangreichste Aufgabe.
Denn egal, wie gut ihr die Dienstleister vorab während der Wedding planning gebrieft und den Ablaufplan mit ihnen besprochen habt: Es werden an diesem Tag Fragen aufkommen, die beantwortet werden müssen. Ohne einen Wedding planner as Master of ceremonies werden sich die Dienstleister an euch wenden. Wertvolle Zeit, die ihr mit euren Gästen verbringen wollt.
Ihr fragt euch, wie sich bei perfekter Abstimmung vorab, am Hochzeitstag noch Fragen ergeben können?
Das kann unterschiedliche Gründe haben, wie zum Beispiel:
- the Gegebenheiten vor Ort sind anders als besprochen (z. B. Dort, wo geplant war, dass der DJ aufbauen soll, ist keine ausreichende Stromversorgung vorhanden)
- es haben sich spontane Änderungen ergeben (z.B. kurzfristige Absagen von Gästen, die eine Anpassung der Sitzordnung erfordern. Dies muss auch gegenüber der Wedding location und dem Dekorateur kommuniziert werden. Damit sie die Tische entsprechend für 2 Personen weniger eindecken und auch ein Gesteck weniger auf den Tisch gestellt wird)
- der Dienstleister möchte auf Nummer sicher gehen, dass sich keine kurzfristigen Änderungen ergeben haben und noch alles so gemacht wird, wie ihr es besprochen habt
- You have vergessen, euren Dienstleistern alle Informationen mitzugeben, die für ihn an diesem Tag relevant sind (und an die er vielleicht selbst nicht gedacht hat). Das ist auch überhaupt nicht schlimm, schließlich könnt ihr während der Wedding planning nicht zu 100% wissen, worauf ihr achten müsst und welche Infos für welchen Dienstleister relevant sind. Ihr plant schließlich nicht jeden Tag eine Berghochzeit in Österreich oder dem Allgäu.
Wedding Day Manager Aufgabe 3: Ansprechpartner für euch und eure Gäste
Für mich persönlich die wichtigste Aufgabe als Wedding Day Manager auf einer Berghochzeit in Österreich oder dem Allgäu: Die Betreuung eurer Hochzeitsgesellschaft, allen voran natürlich ihr als Brautpaar. Ihr alle sollt diesen Tag vollkommen stressfrei genießen können.
Als Ansprechpartner steht ein Master of ceremonies euren Gästen und Trauzeugen bereits während der Wedding planning zur Verfügung, falls diese Spiele, Reden oder andere Gastbeiträge auf eurer Berghochzeit einbringen möchten. Denn auch diese sollten unbedingt im Ablaufplan berücksichtigt und zeitlich sinnvoll eingeplant werden.
Und auch am Hochzeitstag selbst wird es Fragen oder Probleme seitens eurer Liebsten geben. Ob es Fragen zum zeitlichen Ablauf sind, ein Pflaster gebraucht wird oder der Film der Fotobox gewechselt werden muss. Mit all diesen Themen dürfen sich eure Gäste an den Wedding planner as Wedding Day Manager wenden.
Zeremonienmeister: Der Problemlöser an eurem Hochzeitstag in den Bergen Österreichs
Neben den Anliegen eurer Gäste, können natürlich auch auf Dienstleisterseite Dinge schiefgehen oder passieren, die so nicht vorgesehen waren.
Aber wisst ihr, was der wesentlich Unterschied bei einer Berghochzeit mit einem Wedding Day Manager ist? Ihr als Brautpaar werdet von Problemen oder Pannen rein gar nichts mitbekommen. Denn niemand wird sich mit diesen Themen an euch, eure Trauzeugen oder sonst jemanden wenden. Mit einem Master of ceremonies als Vollprofi an eurer Seite, werden schnelle und unkomplizierte Lösungen gefunden. Denn er hat das alles schon unzählige Male auf Hochzeiten in den Alpen erlebt.
By the way: Auch wenn ihr keine Unterstützung während der Wedding planning möchtet oder euch kurzfristig für einen Wedding Day Manager als euer Sicherheitsnetz am Hochzeitstag entscheidet, meldet euch gerne für ein kostenfreies und unverbindliches Beratungsgespräch bei mir. Als Hochzeitsplanerin für Österreich und das Allgäu kann ich eine Buchung für den Zeremonienmeister, je nach Verfügbarkeit, auch spontaner bis ein paar Wochen vor der Hochzeit annehmen.
Brauchen wir einen Wedding Day Manager auf unserer Berghochzeit in Österreich oder dem Allgäu?
Hierzu gibt es von mir ein ganz klares JA! Und das sage ich nicht, weil ich Wedding planner bin, sondern weil ich aus eigener Erfahrung sprechen kann. Es ist absolut goldwert, jemanden zu haben, der sich am Hochzeitstag um alle organisatorischen Aspekte kümmert. Mit einem Master of ceremonies könnt ihr euch auf eurer Berghochzeit entspannt zurücklehnen und den Tag in vollen Zügen genießen.
In meinen kostenfreien Beratungsgesprächen begegnen mir immer wieder die folgenden 3 Fragen, die Brautpaare während der Wedding planning bei der Entscheidung für oder gegen einen Master of ceremonies beschäftigen:
Können nicht unsere Trauzeugen die Rolle des Zeremonienmeisters übernehmen?
Ich weiß, dass bei vielen Hochzeiten die Trauzeugen die Koordination und Organisation des Hochzeitstages übernehmen. Oft kommt dann im Nachhinein bei genau diesen Brautpaaren die traurige Erkenntnis: Die Trauzeugen haben so viele wichtige und emotionale Momente auf eurer Berghochzeit verpasst, weil sie sich im Hintergrund um alles kümmern.
Yours Trauzeugen haben in eurem Leben einen ganz besonderen Stellenwert, sonst wären sie ja auch kaum eure Trauzeugen geworden. Ihre einzige Aufgabe sollte sein, den Tag mit euch gemeinsam zu genießen, euch eine emotionale Stütze zu sein und eure Hochzeit zu feiern. Und nicht einen mehrseitigen Ablaufplan im Blick zu haben, als Ansprechpartner und Koordinator für eure Dienstleister und anderen Gäste zu fungieren und spontane Probleme zu lösen.
Gerade bei einer Berghochzeit in Österreich oder dem Allgäu, bei der nicht immer alles an einem Ort stattfindet und viele Abläufe parallel ablaufen, ist es umso wichtiger, einen Hochzeitsplaner als Master of ceremonies an Bord zu haben. Denn eure Trauzeugen können, selbst wenn sie wollten, nicht zur gleichen Zeit an zwei verschiedenen Orten sein.
Das beginnt schon morgens beim Getting Ready. Eure Trauzeugen sind während eures Stylings dabei, trinken mit euch Prosecco und fiebern mit mit euch auf die Trauung hin.
ABER: Parallel zum Getting Ready kommt die Sängerin in der Kirche an, die wissen will, wo genau sie ihr Setting aufbauen kann. Außerdem müssen noch die Kirchenhefte in die Bänke verteilt werden und die Dekoration an den Kirchenbänken befestigt werden. Das können eure Trauzeugen aber unmöglich leisten, während sie sich mit euch im Hotelzimmer, 20 Minuten von der Kirche entfernt, auf die Trauung vorbereiten.
Und im weiteren Tagesverlauf geht es genau so weiter. Die ersten Dienstleister kommen in der Location an und müssen wissen, wo sie aufbauen können und wo die Steckdosen sind.
Auch seitens der Serviceleitung gibt es letzte Fragen:
- Bleibt es bei der Gästezahl oder gab es spontane Änderungen?
- Sind die Zeiten, die im Tagesplan angegeben sind noch aktuell?
- Geht die Trauung länger oder kürzer als geplant?
Und während die Trauung läuft, kommen die ersten Nachfragen aus der Wedding location. Soll der Empfang draußen oder drinnen aufgebaut werden – das Wetter schwenkt gerade um und es droht zu gewittern? Bleibt es bei Ankunftszeit um 14:30 Uhr an der Location zum Sektempfang?
Das sind nur ein Bruchteil von dem, was am Hochzeitstag passieren kann, welche Fragen spontan aufkommen können und was es daraufhin zu beachten gibt. Und ich bin mir sicher, dass ihr euren Trauzeugen das bei eurer Berghochzeit nicht aufhalsen möchtet.
Unsere Hochzeitslocation in den Bergen hat einen Eventmanager vor Ort: Der kümmert sich doch um die komplette Koordination unserer Berghochzeit!
Ab und zu kommt es auch vor, dass the Location in den Bergen einen Eventmanager vor Ort hat und daher Brautpaaren von der Buchung eines Hochzeitsplaners als Wedding Day Managers abraten.
Ganz ehrlich: Diese Aussage ist totaler Bullshit. Ihr fragt euch warum?
Um die Frage zu beantworten, möchte ich euch erstmal die wesentlichen Unterschiede zwischen einem Eventmanager oder Bankettleiter der Location und einem Zeremonienmeister näher bringen.
Einfach ausgedrückt ist ein Eventmanager für sämtliche Themen und rund um die Wedding location in the mountains verantwortlich und legt den Fokus seiner Arbeit auch darauf. Alle Aufgaben, die nichts mit der Location selbst zu tun haben, fallen daher auch nicht in seinen Verantwortungsbereich.
Um euch nur ein paar Beispiele zu nennen, welche Aufgaben das sein können:
- A Eventmanager kümmert sich nicht um die Betreuung der kirchlichen Trauung. Ein Hochzeitsplaner als Zeremonienmeister dagegen koordiniert auch dort schon sämtliche Abläufe.
- Der Eventmanager der Location entscheidet nicht, ob der Empfang bei ungewissem Wetter drinnen oder draußen aufgebaut wird – er wird sich dafür an euch oder eure Trauzeugen wenden.
- Er wird im Vorhinein keinen Ablaufplan für eure Berghochzeit in Österreich erstellen, ihn mit allen beteiligten Dienstleistern besprechen und am Tag selbst dafür sorgen, dass dieser eingehalten wird.
- Und, und, und …
Ich könnte diese Liste ewig weiterführen, aber ich denke die Unterschiede zu einem Hochzeitsplaner als Wedding Day Manager sind deutlich geworden. Ein Master of ceremonies auf eurer Hochzeit in den Bergen sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit aller Dienstleister, steht euch und euren Gästen jederzeit zur Verfügung und hat einen detaillierten Gesamtüberblick über die Tagesplanung. Er kann so – im Gegensatz zu einem Eventmanager der Location – auch wirklich den gesamten Tag koordinieren und organisieren. Damit ihr euren Hochzeitstag in Österreich Enjoy completely relaxed and stress-free can.
By the way: Wenn ihr euch unsicher seid, ob ein Master of ceremonies für euch das richtige ist und weitere Beratung in Bezug auf den Wedding Day Manager oder allgemeinen Fragen zur Wedding planning benötigt, vereinbart ein Free consultation mit mir. Holt euch dort den Proficheck von einem Hochzeitsplaner als Profi, um Stolperfallen und Fehler bei eurer Berghochzeit zu vermeiden.
Your Ronja,
Wedding planner for mountain weddings in Austria and the Allgäu
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